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Sección de Gestión Documental

Ejecuta todas las actividades encaminadas a la conservación y preservación de la memoria institucional, garantizando el fácil acceso a la información pública del patrimonio documental por parte de los grupos de interés.

Misión - Proposito

Planear, administrar, organizar y controlar  de manera oportuna el manejo de la documentación e información producida y recibida en virtud de las funciones desarrolladas por las  Unidades Académico Administrativas de la Universidad Militar Nueva Granada desde su origen hasta su disposición final, para garantizar la protección del patrimonio documental de la Universidad y facilitar su utilización y fácil acceso, así mismo la conservación  y preservación en cumplimiento de normas relacionadas y políticas definidas al interior de la Universidad.

 

Visión

La Sección de Gestión Documental será reconocida a nivel institucional por fortalecer la  cultural archivística en cada uno de los funcionarios, así mismo por aportar a la trasformación digital con el uso de las tecnologías, fortaleciendo el cumplimiento de la normatividad archivística vigente y dando cumplimiento a la implementación de los instrumentos archivísticos, garantizando el acceso y difusión del patrimonio documental.

 

Funciones

 

 

Velar por la correcta producción, recepción, distribución, verificación, radicación, registro, seguimiento, conservación y consulta de las comunicaciones oficiales internas y externas de la  Universidad.

 

  1. Gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones oficiales internas y externas.

  2. Contribuir a la ejecución de los procedimientos establecidos en el  programa de gestión documental y al Plan de Conservación Documental, integrando a los procesos que se ejecutarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

  3. Recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones oficiales, mediante servicios de mensajería interna y externa, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los grupos de interés.

  4. Velar por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos

  5. Elaborar planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios y destinatarios competentes.

  6. Coordinar con la Secretaría Privada, la entrega de las invitaciones de Rectoría a los diferentes eventos.

  7. Supervisar que la empresa de mensajería encargada de la correspondencia enviada por la Universidad, cumpla con los tiempos establecidos en el contrato para la entrega, devolución y guía de la misma.

  8. Coordinar con el contratista el envío de revistas, periódicos, folletos, tarjetas, muestras de tejidos de vegetales (DNA) y demás necesidades que tenga la Universidad.

  9. Realizar la numeración de actos administrativos de manera consecutiva llevando los controles necesarios y atendiendo las consultas y los reportes requeridos.

  10. Velar porque no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para tal efecto.

  11. Asegurar la integridad de los documentos desde el momento de su producción, recepción, distribución, verificación, radicación, registro, seguimiento y consulta.

  12. Las demás que le sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño y naturaleza de la sección.

 

Planificar, dirigir, normalizar, coordinar, hacer seguimiento y controlar las actividades archivísticas a nivel Institucional, así como, la administración, salvaguarda, custodia y conservación de la documentación proveniente de los Archivos de Gestión, información disponible para consulta, con el propósito de apoyar la ciencia e investigación como fuente de información para las funciones Académico Administrativas que se desarrollan en la Universidad Militar Nueva Granada.

 

 

  1. Salvaguardar la memoria histórica institucional y velar por su conservación y preservación a largo plazo.

  2. Impartir lineamientos  de acuerdo a lo establecido por el ente Rector Archivo General de la Nación,  y velar por su estricto cumplimiento por parte de los responsables y productores documentales de los archivos de gestión.

  3. Facilitar, guiar la consulta y reprografía de los documentos que reposan en el archivo central, y llevar el respectivo control del préstamo de los mismos

  4. Verificar y realizar las transferencias documentales de acuerdo a los tiempos estipulados en las Tablas de Retención Documental (TRD) y al cronograma de transferencias.

  5. Velar por el cumplimiento de la normatividad vigente sobre la Gestión Documental, de acuerdo a lo establecido por el Archivo General de la Nación.

  6. Garantizar el cumplimento a la implementación del Plan de Conservación Documental en el Archivo Central.

  7. Las demás que le sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño y naturaleza de la sección.

 

Velar por la elaboración, actualización, aprobación e implementación de los instrumentos archivísticos como herramientas importantes que apoyan el desarrollo de la gestión documental en la Universidad

 

  1. Elaborar y/o actualizar; presentar para aprobación; Velar por la implementación de:

 

a) Cuadro de Clasificación Documental (CCD)

b) Tabla de Retención Documental (TRD

c) Programa de Gestión Documental (PGD)

d) Plan Institucional de Archivos (PINAR)

e) Inventario Documental del Archivo Central

f)  Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

g) Banco terminológico de tipos, series y sub-series documentales

h) Mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas

i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos

j) Tabla de Valoración Documental (TVD).

 

  1. Las demás que le sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño y naturaleza de la sección.

 

 

Procedimientos de Gestión Documental

 

 

Normatividad General

  • LEY 594 DE 2000 "Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones".

 

  • LEY 1409 DE 2010 "Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones".

 

  • DECRETO 0106 DE 2015 "Por el cual se reglamenta el título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de vigilancia, vigilancia y control a los archivos de las entidades del estado y los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones".

 

  • DECRETO 1080 DE 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura".

 

  • ACUERDO 060 DE 2001 "Por el cual se lograron pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas".

 

  • ACUERDO 39 DE 2002 "Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de la TRD en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000".

 

  • ACUERDO 05 DE 2013 "Por el cual se cumplen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones y se dictan otras disposiciones. Art. 20. utilización de medio".

 

  • ACUERDO 002 DE 2014 "Por medio del cual se cumplen los criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones".

 

  • ACUERDO 004 DE 2019  "Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales - RUSD de las Tablas de Retención Documental - TRD y Tablas de Valoración Documental - TVD"

 

  • CIRCULAR EXTERNA 003 DE 2015 "Directrices para la elaboración de tablas de retención documental"

 

  • CIRCULAR EXTERNA 001 DE 2020  "Lineamientos para la administración de expedientes y comunicaciones oficiales"

Repositorio Normativo del Archivo General de la Nación

https://normativa.archivogeneral.gov.co/

 

 

Normatividad Interna

  • RESOLUCIÓN 0016 DE 2018 "Por el cual se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Universidad Militar Nueva Granada"

 

  • RESOLUCIÓN No. 258- 2021 por la cual se adopta la Política de Gestión Documental

 

  • RESOLUCIÓN No. 712 de 2021 Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental (TRD) y se aprueba su aplicación e implementación en la UMNG.

 

  • CIRCULAR 003 de 2020 Gestión Documental

 

  • DIRECTIVA 002 de 2021 Intervención Archivística Archivos De Gestión

 

Contáctos

Dra. Alejandra Gómez

Archivista

Profesional Especializado

Jefe Sección de Gestión Documental

Universidad Militar Nueva Granada
km 2 vía Cajicá-Zipaquirá
PBX: 650 0000, ext.1610 ext.3007

Correo electrónico: gestiondocumental@unimilitar.edu.co

 

Ventanilla de correspondencia

Ubicada en la entrada peatonal Sede Calle 100

km 2 vía Cajicá-Zipaquirá-Campus Nueva Granada edificio CENACOM

Correo electrónico: correspondencia@unimilitar.edu.co

Teléfonos: 6500 000 Ext. 1610 - 3007

 

 

 

Enlaces de Interés 

TRANSPARENCIA

 

Instrumentos  gestión de información pública

 

  • Programa de Gestión Documental

https://www.umng.edu.co/transparencia/instrumentos-gestion-de-informacion-publica/programa-de-gesti%C3%B3n-documental

 

  • Cuadro de clasificación documental

https://www.umng.edu.co/transparencia/instrumentos-gestion-de-informacion-publica/cuadro-de-clasificacion-documental